企画は順調に進むかと思われた矢先、状況は大きく動き始めました。
当初は、3月上旬実施を前提に「徳島の阿波踊り会館」や「讃岐うどん巡り」を組み込んだプランをご希望いただいていました。
ご要望を反映した提案書を提出した後、途中経過として「沖縄案も検討に上がっている」とのご連絡が入り、急遽、条件を満たす沖縄プランを仮押さえのうえ再提案。
しかしその直後、今度は「実施時期を2月に変更したい」との追加要望があり、出発日が近づくにつれて条件は目まぐるしく変化。計画は一時、混沌とした状況に陥り幹事様自身も困り果て弊社に対して申し訳ないとまでこぼす状態でした。
それでも都度優先順位を整理し、関係各所との調整を重ねることで、最終的にはすべての課題をクリア。
変化の多い意思決定プロセスの中でも、柔軟な企画設計と迅速な対応力で実現に導いた団体旅行の事例です。
相談背景
住宅販売会社様 沖縄2泊3日【熊本空港発着】
- 人数：13名
- 40代～60代の男女
- 実施目的：社員旅行
- 行き先：沖縄2泊3日
- 貸切バス利用、予定を詰め過ぎないコースを作成して欲しい。
- 那覇国際通り沿いのホテルで全員シングルルーム希望
- 初日のみ宴会の手配をお願いしたい。
当初は四国を目的地とした案件でしたが途中から目的地だけではなく出発日も変更となり混迷状態にありました。
幹事様の悩み・課題・抱いていた違和感
- 計画の中盤あたりから社内で行き先だけではなく出発日変更の要望が噴出して収集がつかなくなった。
- 変更した出発日では当初提案してもらい気に入っていたホテルが満室で計画が振り出しになってしまった。
弊社が行ったっこと・設計ポイント・提案内容
先ずは優先順位を絞って頂いたことろ以下の2点に絞られました。
- 那覇国際通り沿いのホテル泊で全員がシングルルームであること。
- 二日目のみ貸切バスでの周遊観光。
実施後の反応・評価
行き先が二転三転してしまいご迷惑をおかけしましたが担当者様の対応力、提案力、そしてスピードは、今回ご相談した中で最も素晴らしかったです。毎年2月または3月頃に、2泊3日〜3泊4日で国内または海外の社員旅行を実施しております、もし懲りずにご相談をお受けいただけるようでしたら、改めてご相談させていただけますと幸いです。
幹事様へ一言アドバイス
団体旅行は、条件変更や追加要望が出るほど収集がつかなくなりがちで、幹事様自身も疲弊してしまいます。
だからこそ、すべてを最初から固めようとせず、優先順位が高く数に限りがある部分と柔軟に動かせる部分を切り分けることが成功の近道になります。何より幹事様が一人で抱え込まないことです。
目的は何か？誰の満足度を重視するのか？幹事様が背負うリスクは何か？
まずは現状を伺い、進め方が合っているかを一緒に確認します。