「単純な内容で終わらせたくない」そんな幹事様の想いがどのようなカタチで実現したのか、以下でご紹介します。
「せっかく行くなら、“ただの旅行”で終わらせたくない」そんな幹事様の想いから生まれたのが、今回の団体旅行です。観光だけでなく、参加意義のある視察研修の要素を取り入れることで、参加者からは「内容がしっかりしていて安心感があった」「幹事がよく考えてくれていると感じた」という声が多く聞かれました。楽しさと公式行事としての意義、その両立を実現した本事例は、企画をまとめた幹事様の評価向上にもつながった成功事例です。
相談背景
ハウスメーカーの協力会旅行 北海道2泊3日
- 人数：男性19名
- 実施目的：視察研修・懇親会旅行
- 行き先：札幌・小樽2泊3日
- 全員シングルルーム希望
協力会事務局からは、1泊2日分の予算補助（上限あり）が予定されています。一方で、参加予定の各協力会社役員の総意としては、2泊3日での実施を希望とのこと。
補助予算を超える分については、別途会費を徴収して補填するので参加者の趣旨や嗜好を十分に反映した、2泊3日のオーダーメイドプランとして企画・提案をお願いしたい、ご要望でした。
目次ーindexー
幹事様の悩み・課題・抱いていた違和感
幹事様が求めていたものと悩み
- 視察・研修も兼ねた内容にして欲しい。
- 懇親会も盛り上がる内容にしてほしい。
- 忙しいので企画から手配・予約の管理まで丸投げできないか？
- 当日、自分が全員の点呼やナビゲートに追われるのは避けたい。
弊社が行ったっこと・設計ポイント・提案内容
視察研修を組み込んだ理由
視察研修としては「全員男性であること」「建設関係の組合であること」を考慮して以下の視察コンテンツを組み込みました。
- エスコンフィールドのスタジアムツアー
- 宿泊施設やレストランも併設した小樽のワイナリー見学と試飲
食事や行程のメリハリ設計とその理由
- 1泊目の夕食会場には宴会コンパニオンも手配。二次会への利便性も鑑みてすすきのの居酒屋個室を手配、ホテルもすすきの徒歩圏内を選定。
- 2日目の夕食はビアホールの個室を貸し切ってジンギスカン食べ放題＆飲み放題にて企画。マンネリにならないよう1泊目と指向を変えて手配。
- 最終日の朝食は敢えて素泊まりとし札幌市場外市場での自由食とした。
- 北海道滞在中の食事内容にメリハリをつけ、楽しみが最後まで続くよう企画しました。
- 旅行中についても幹事様の負担を減らすため企画担当者自身が添乗対応することとしました。
実施後の反応・評価
お客様の声
滞在中の視察見学、食事ともにメリハリが効いた内容で記憶に残る旅となりました。また、旅行後の事務局への提出書類についてもそれまでの事情を把握した担当者様だからこそ柔軟に首尾よく協力いただけたので助かりました。
幹事様へワンポイントアドバイス
団体旅行の企画で大切なのは、「どこへ行くか」よりも、なぜその内容なのかを説明できることです。観光中心のプランでも問題はありませんが、そこに視察・研修・学びの要素を少し加えるだけで、旅行の印象は大きく変わります。そうすることで「会社行事として意味のある旅行」「参加する理由が分かりやすい企画」として受け止めてもらいやすくなります。 また、企画段階で目的を一言でまとめておくことも重要です。「親睦を深めるため」だけでなく「学びと交流を両立させるため」「視野を広げる機会として」といった表現にすることで、上司や参加者への説明が格段に楽になり、幹事様自身の評価UPにもつながるのです。
目的は何か？誰の満足度を重視するのか？幹事様が背負うリスクは何か？
まずは現状を伺い、進め方が合っているかを一緒に確認します。