団体旅行事例１：社員旅行を成功に導く！幹事様の負担を最小化した大人数団体旅行の設計事例（62名・沖縄1泊2日）

例えば、こんなご相談から始まりました。

幹事様の悩み・課題・抱いていた違和感

62名規模の団体旅行を初めて担当する幹事様から次のようなご相談をいただきました

• 大人数（62名）の調整に不安がある
• どこから手をつければいいかわからない
• 既存の旅行会社では貸切バスが確保できない
• 行程管理や時間配分が心配

こうした課題に対して、弊社は“事前整理から集合・移動・宴会まで”を丁寧に設計し、幹事様が「進行」ではなく「参加」できる旅行に導きました。

弊社が行ったっこと・設計ポイント・提案内容

1.全体の流れを俯瞰して設計

• 旅行全体を「動線」「時間軸」「役割分担」で整理し、進行が複雑にならないようにしました。
• 特に出発・到着・チェックインなどの“混雑しやすい場面”を中心に設計しました

2.貸切バス・宿泊など手配を複数社で確保

• 現地貸切バスが一社では確保できない状況でしたが、複数社と交渉し必要台数を確保しました。
  ホテルは希望通りシングル62室を二棟で押さえ、ホテル側と情報共有しチェックイン時の混雑を回避。

3.観光は「詰め込み過ぎない王道モデルコース」

• 当日の旅程は観光過多にならないよう、沖縄の定番スポットを効率よく巡るコースに設計。
  主目的が“交流（夕食）”である点を考え、夕方以降の時間を優先しました。

4.宴会場の貸切・交流設計

• 国際通り沿いの郷土料理店の2階を貸切にし、参加者全員が交流しやすい宴会をセッティング。
  席順や演出も含めて提案し、「ただの食事」ではなく交流を生む空間となりました。

実施後の反応・評価

お客様の声

• 企画者自身が添乗してくれたので幹事様は「進行から開放され旅行を楽しめた」と大変好評
• 参加者からも「スムーズでストレスが少なかった」との声多数
• 翌年以降も依頼したいというリピートにつながる結果に

今回の成功ポイントは、段取りと事前想定への対策です。
幹事様が不安を感じやすい場面をあらかじめ設計し、不確実性を減らすことで、旅行全体が余裕あるものになりました。