団体旅行事例5：パスポート未取得者がいても実現できた。団体海外視察旅行を成功に導いた進め方とは

こうした課題をどのように整理し、実現へと導いたのか——そのプロセスをご紹介します。

今回の課題・背景

企画のスタート地点で立ち止まっていた

• 個人単位の海外出張手配とは勝手が違い、団体となると何から手をつけていいか分からない。

テーマは明確だが、行程・訪問先への落とし込みが進まなかった

• 建築物を見て回るというやりたいテーマはあるが具体化が出来ていない。

パスポート未取得者の存在が判明し、手配スケジュールに不安が生じた

• 弊社へのご相談後、パスポートを持っていない社員がいるという懸念事項が判明、利用する航空券種は旅券情報提出期限が設けられているため、それまでは大変気を揉む数週間となった。

弊社の対応方針

お客様のこだわりと弊社に任せる範囲を切り分け、役割を明確化

• こだわりたい部分と弊社へ丸投げでお任せしていい部分に分けて整理しました。

複数の現地パートナー案を比較し、最適解を探るプランニング体制を構築

• 弊社と協業する現地手配業者は複数あるためそれぞれにプランを立ててもらいたたき台を作成・ご提案。

対話と修正を重ね、目的に沿った完成度の高い行程へブラッシュアップ

• 細かい修正を繰り返しながら完成版を納品しました。

航空券・各手配の条件を整理し、期限管理を徹底してリスクを回避

• 利用航空券の規約やホテル・現地ガイド・専用車のキャンセル規約を確認・整理しご説明、タイムリミットを設定して急いでパスポート申請に行ってもらいました。

実施後の反応・評価

幹事様からの声

パスポート未取得者が数名いるという障壁が発生しましたが、いつまでに何をすべきかを明示して頂き、それに応えるだけで良く大変助かりました。