幹事様なら一度は直面する「これ、どこに相談したらいいの？」という状況からはじまりました。
「前例がない」「既製プランでは対応できない」そんな条件からスタートした、完全オーダーメイドの団体旅行企画です。訪問先の選定から現地への調査・交渉、受入条件の調整、さらに移動手段・コース設計・食事に至るまで、すべてをゼロベースで組み立てました。時間も手間もかかる分、“自分達だけにピッタリな旅行企画となり、参加者からの納得感と幹事様への謝辞が多く寄せられた事例です。
相談背景
米国ビジネススクールの同窓会 福岡発着：九州周遊旅行3泊4日
- 人数：男女15名（日本人を幹事とする多国籍グループ）
- 実施目的：同窓会旅行
- 行き先：福岡＆大分周遊3泊4日
- 3泊のうち1泊はグランピング施設での宿泊とBQQをしたい。
- 福岡でのウェルカムパーティーと数名分の前泊・後泊の手配もお願いしたい。
関東在住の幹事様（日本人）より今回の候補地が九州ということで福岡市に所在する弊社に相談あり。各国からゲストが来日。航空券以外の企画・手配が主な依頼内容。
電話・メール・オンラインで打合せを進めていくことになった。
目次ーindexー
幹事様の悩み・課題・抱いていた違和感
今回の団体旅行で重視されていたポイント
- 3泊中1泊はグランピング泊希望、団体での受け入れは可能なのか？
不慣れな個人では手に負えなかった
- プランが決まってから招待状送付・参加募集となる、何日前までに決めないといけないか？
- 関東の人間なので九州をどのように周遊したらいいのかわからない。
- 手配先があまりにも多岐に渡るので何から手をつけていいかわからない。
弊社が行ったっこと・設計ポイント・提案内容
全体行程とスケジュール設計
まずは幹事様のご要望、懸念点をヒアリング・整理致しました。
ご要望を反映するために調整した点
グループ・団体でも受け入れ可能なグランピング施設の洗い出し・調査・選定。又、幹事様の要望（BBQプランに含まれる食材や飲料以外の追加持ち込み）なども叶えて貰えるよう施設側と折衝し、可能な限り対応して頂きました。
トラブル防止策の設計と管理を引き受け幹事様の負担減
幹事様側の事情（集客状況や集金状況）と各利用施設の事情（キャンセル規定等）を整理し、契約・精算までの流れを設計。その後の旅行終了までの予約管理。
次々に発生してくる課題への対応
ツアー参加前後の宿泊手配、3日間帯同するバスドライバー様の宿泊手配や駐車場の事前確保など本プランに付随して予約が必要となってくるもの等をご案内した上でまとめて手配・管理致しました。
実施後の反応・評価
お客様の声
丸投げした要望等を叶えて頂き旅程もスムーズに進み大変助かりました。又、最終日の貸切バス終点は福岡国際空港の予定でしたが、急遽福岡市内（天神）での後泊希望者が数名発生した為、終点の延長にも対応していただきました。
幹事様へワンポイントアドバイス
完全オーダーメイドの旅行企画では、「すべてを完璧に決めること」よりも、目的と優先順位を整理することが成功のカギになります。特に重要なのは、
- なぜこの場所へ行くのか
- 参加者に何を持ち帰ってほしいのか
- 絶対に外せない条件は何か
この3点を早い段階で言語化することです。ゼロからの調査・交渉が必要な企画は幹事様の判断軸が明確であればあるほど、内容の質や計画のスピードが上がり、結果として幹事様の負担軽減につながります。
目的は何か？誰の満足度を重視するのか？幹事様が背負うリスクは何か？
まずは現状を伺い、進め方が合っているかを一緒に確認します。